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图片:Ivan Radic (CC BY 2.0)

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2020年3月18日

远程工作:高效在线会议的七个技巧

贡献:恩典Burleson

编者按:Grace Burleson是工程变革的专家研究员,她为Medium写了这篇文章,并在这里再版。这些研究员分布在世界各地,他们通过在线工具协调他们的工作。他们的经验为新冠肺炎大流行期间进入自我隔离和在家工作的学生和同事提供了借鉴。

随着许多工作团队和课程的在线,我想我应该分享一些我在过去几年为一个国际组织工作时学到的技巧:工程变革(E4C)。每年夏天,E4C管理一个有15名研究员的奖学金项目,他们分布在世界各地。推进跨时区工作管理,不断完善网上会议便利化模式。以下是我们在与少于20人的团队进行讨论时所采用的有效方法:

选择一个在线会议服务并坚持下去

在E4C,我们使用谷歌Hangouts Meet,因为它是免费的,并且集成到谷歌套件(包括谷歌日历)中。任何有链接的人都可以在线登录,或者用他们的手机或座机打电话。

选择一个主持人来领导讨论

在通话开始前,有必要指定一个领导并设定一个议程。你需要一位领导来启动每一个在线会议,并提供一份所有与会者都能在会议开始前阅读的议程。

当每个人都加入电话时,请他们说“嗨”

这看起来微不足道,但这是在线团体参与的关键。主协调人应该负责在每个人登录时问候他们。这让每个人都有责任感,也让参与者有机会确保他们的音频/视频是有效的。这也是一个很好的热身,可以让你在远程向人群讲话时感到自在。

“聊天”功能是你最好的朋友

为了促进群组讨论,聊天功能是让一大群人参与的最佳方式。当主持人希望从小组中获得反馈/透视图时,请团队输入聊天功能。然后,调解人可以直接要求特定的个人详细说明他们的反应。这将消除很多尴尬,也更容易接近害羞的参与者。

哑巴!

每个人不说话的时候都应该保持沉默。这是把注意力集中在说话人身上的必要条件,而不是别人偶然发出的背景噪音。

要求所有参与者在适当的时候启用他们的视频功能

经过多年的视频通话,我们发现在群通话中启用视频可以提高参与性和责任感。它还改善了会议的沟通和个性化。这已经成为E4C呼叫文化的一部分。

计划小组通话

由于我们的团队在20人左右,在与整个团队进行讨论后,我们为团队提供了呼叫链接,使其能够分解成小组呼叫。我们为小组电话提供一个议程(我们的议程包括讨论个人的进展,问题/关注,以及任何其他更新),然后主持人经常在电话之间切换,检查进展和回答问题。


这篇文章经允许转载。一个版本首次在Medium上发布:远程:促进在线讨论

标签:新型冠状病毒肺炎,在线教育,远程数据收集

恩典Burleson

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